Te ne így kezeld a kintlévőségedet!

A Marketing Automatizálás 2010 nem reprezentatív felmérésnek az volt a célja, hogy megtudjuk: A felmérést kitöltő kis- és középvállalkozások milyen arányban használnak automatizált megoldásokat a számlázás (proforma, díjbekérő számla) és a kintlévőségkezelés (fizetési határidők utáni automatikus felszólítás) területén.

Bár ez nem kimondottan marketing kérdés egy cég életében, sok kapcsolata van egy cég hatékonyságával, külső megítélésével és jövedelmezőségével.

Én inkább azt mondanám: A felmérésnek és az egész fejlesztésnek annyi köze van a marketinghez, hogy bemutassuk és megspóroljuk Neked azt az időrabló tevékenységet, amit a manuális számlázással és a nem fizető ügyfelekkel töltesz. Nem utolsó sorban, hogy ezt a felszabaduló időt is céged, termékeid és szolgáltatásaid marketingjére tudjad fordítani.

Tehát ez a magyarázata annak is, hogy miért maradt a kutatás címe marketing automatizálás és miért nem lett ügyvitel automatizálás. Nem biztos, hogy helyes döntés volt, de félidőben már nem akartam a felmérés nevét megváltoztatni.

A felmérés panelját 200 kkv alkotta. Gondosan ügyelve arra, hogy budapesti, vidéki, bt, kft, egyéni vállalkozó egyenlő megoszlással szerepeljen benne. Az eredmény a következő:

Hogyan tárolod a hírlevélre feliratkozott embereket?

• Hírlevélküldő szoftver, autoresponder. Automatikusan. 59%
• Manuálisan. Én adminisztrálom szöveges fájlban, excelben, stb. 41%

Hogyan tárolod a rendelést?

• Adatbázisba kerül. Onnan lekérdezem ha szükségem van rá. 41%
• E-mailt kapok róla. Nem tárolódik. • Manuálisan adminisztrálom. 53%
• Egyéb 6%

Készít-e a rendszered automatikusan proforma számlát?

• Igen 10%
• Nem 90%

Figyeli-e a rendszered a fizetési határidőket és küldd-e automatikus fizetési felszólítást?

• Nem, az én rendszerem ezt nem tudja. Ezt manuálisan csináljuk. 85%
• Igen, teljesen automatikusan. 10%
• Egyéb: 5%

A válaszokból összesített eredmények úgy gondolom önmagukért beszélnek. A mai kisvállalati (de még a középvállalatiban is) szektorban bizony van még mit fejleszteni. Hasonlóan ahogy a marketingre, a komolyabb technológiára és ügyvitelre sem fordítanak eleget a cégek.

MEGOLDÁS: Automatizáljunk!

Nyilván neked is ismerős, hogy számlákat kell kiállítani, aláírni és bélyegezni. Majd postázni vagy scannelni és úgy elküldeni a megrendelőnek. Ha meg nem fizet, akkor manuálisan felszólítani, aztán egyeseknél sztornózni a megrendelést. Mert ugye olyan nincs, hogy mindenki ki is fizeti a megrendelt terméket. Ez teljesen természetes.

Az én vízióm egészen más. A Te rendszered önálló és magától is elbír a beérkező megrendelésekkel és a fizetési felszólításokkal úgy, hogy Neked közben nem kell tenned semmit!

Ugye hihetetlenül hangzik? Pedig létezik!

Én például már egy ilyen rendszernek az előnyét élvezem és azóta heti szinten 4-5 órát szabadítottam fel, amit ma már a vállalkozásom menedzselésére, marketingjére tudok fordítani. Engedd meg, hogy bemutassam a rendszert, amit magamnak fejlesztettem és Neked is felkínálok.

Itt most egy exkluzív tanulmány és ajánlat következik, de ezt már csak az kapta meg e-mailben, aki kitöltötte a kérdőívet.

.

Ügyfelek, számlák, adminisztráció?

Aki vállalkozó biztosan tudja, mennyi időbe telik tömegesen (nem heti 10 számláról beszélek) számlát kiállítani, ezeket lekövetni, javítani, sztornózni, a fizetési határidőkre emlékeztetni, a nem fizetőket megkérni a befizetésre, esetleg a rendelést törölni. Egyáltalán magukat a rendeléseket átláthatóan menedzselni. Ma már erre is van megoldásom számodra! Jöjjenek a fejbe vésendő, valódi megoldások, amivel nem nagyon szoktak dicsekedni online vállalkozók és marketingesek:

A következőkben cégnév nélkül saját munkáimból és a saját rendszerem működéséből fogok meríteni. Ezek a rendszerek beváltak és már bizonyítottak. Azt feltételezem, hogy van egy weboldalad, php futtatási lehetőséggel és MySQL adatbázissal. Ez minden megoldásnál az alapot képzik.

1) Ticket alapú rendszer

Ezt azt jelenti, hogy a rendeléseket a szolgáltató, vagyis a Te rendszered ticketként (jegyként) kezeli. Mindegyiknek van egy egyedien azonosító sorszáma (lehet ez akár a rendelési szám is), keletkezési dátuma, minden fajta statisztikai adat és a legfontosabb: van státusza. A státusz (az én ajánlásom szerint) nem szabad, hogy több legyen 6 állapotnál. Ezek az állapotok lehetnek “Beérkezett, meg nem erősített”, “Számlázásra vár”, “Átutalásra vár”, “Postázásra vár”, stb. Ez azért fontos, hogy a rendeléseidet szűrni tudjad, vagy ha többen foglalkoztok a rendeléssel részfolyamatokat lehessen felállítani. Például valaki csak a terméket küldi el. Mivel a rendszer webalapú, nem muszáj egy helyen sem lennetek. A postázó kolléga (ahol esetleg a raktár van) belép a rendszerbe, kipostázza a tételeket, majd átállítja annak a státuszát. A rendszer meg e-mailt küld Neked. Mindent látsz mi történik.

Szóval ez a jegyalapú rendszer. Előszeretettel használják Helpdesk (ma már Servicedesk a divatos neve) környezetben. Tehát az ötlet onnnan van. Nem titok, az én rendszerem is így működik és a Tied is működhetne így.

2) Proforma számla
Ma már nem módi, hogy kinyomtatod a számlát, beszkenneled aláírva lepecsételve elküldöd a vásárlónak PDF-ben. Sokáig sokan mások is így csinálták. Én is. Ma már a proforma számla a módi. Vagyis egy olyan díjbekérő elküldése, ami ugyanazokat az adatokat tartalmazza, mint a számla (lehet, hogy még úgy is néz ki), csak annyi különbség, hogy nem könyvelési tétel. Ha nem fizet valaki, akkor nem kell vele foglalkozni (bővebben a jogi fórumokon). Viszont ha utalnak, akkor a proforma számla sorszámára (ami lehet plusz egy karakterrel bővített számlasorszám is) hivatkozva, a jóváírás könyvelési dátumára (amikor beérkezik a számlára a pénz) a keltezést írva kiállíthatjuk a számlát. Egy automatizált rendszernek ezt tudnia kell. Képzeld csak el. Beesik egy rendelés, megerősítik és egyből megkapja a számlát is. Képzeld el mennyivel kisebb az esélye a fizetésnek akkor, ha csak pár nap múlva küldöd a számlát. Most jelentkeztem egy marketinghez köthető eseményre és képzeld se proforma számla, sem eredeti, csak ennyit utaljak át erre a számlászámra és majd küldik a számlát postán. Na ez így nem hivatalos

3) A fizetési határidők, felszólítások, elfáradt számlák
A fizetési határidő egy jelenség Magyarországon. Kimutatták ugyanis, hogy hazánkban átlag feletti a körbetartozás és a számlát sem fizetjük pontosan. Szerintem idegölő, ha “dolgozol” egy számlával és utána visszamondják, meggondolják magukat vagy csak elfelejtenek fizetni.

Na de Neked automata rendszered van! A proforma számla kiállítva és a fizetési határidőt is egy automatikával figyeled. A szerveren időzített ún. crone feladat meghív egy kis scriptet (ne képzeld bonyolultnak, nem az), ami kiszűri melyek azok a tételek (=jegyek), akiknek küldeni kell felszólítást. Persze figyelni kell arra, hogy mindennap ne küldjél felszólítást és arra, hogy a szövegezés udvarias legyen. Ne érezze megdorgálásnak, csak egy emlékeztetőnek. Nagyon sokan használnak ilyen automatizált felszólítást, de nem szeretik hirdetni, mert az ügyfélszolgálatos hölgyike vagy a cégvezető nevével van aláírva azért, hogy a fizetésre felkért azt higgye, hogy ember írt neki és nem egy gép. Barátságosabb ugyanis az előbbi.

Az elfáradt számlák a 90 napnál régebbi számlák, amit egy ilyen rendszer törölni tud. Tehát a ticketeket (jegyeket) önmaga tisztítja.

Végzünk egy felmérést, 5 kérdésből áll, nagyjából ezt a kérdést járja körbe. Már jópáran kitöltötték (Töltsd ki kérlek Te is!) és azt kell, hogy mondjam, lehangoló az eredmény. De hangsúlyozom nem szégyen! A vállalkozók azt hiszik, hogy egy ilyen rendszer használata milliókba kerül és nem is lehet már egy meglévő programhoz kapcsolni. Én azt mondom, ha van egy olvasható MySQL adatbázisod, amiben tárolod a rendeléseket (a levelezőszoftverek adatbázisa is az), akkor ez megoldható.

Mihez kezdesz majd 4-5 óra plusz szabadidőhöz?

Hát ennyit egy automatizált rendszerről, annak is elsősorban a számlázási és a számlakövetési feladatáról. Azért ezt a kettőt választottam, mert ha Te online vállalkozol vagy online is adsz el terméket, akkor ezzel a két dologgal fogsz találkozni és egy ilyen rendszer nélkül rengeteg időt elfogsz rá pazarolni.

Megnyugtatlak! Lehet ilyen rendszered Neked is és nem is kell százezrekre gondolnod. A konkurenciád érdekében a részleteket beszéljük meg privátban Keress e-mailben (info @ internetvallalkozas . com), telefonon (+36 30 483 0 482)  és kérdezz bátran a “hogyan”-okról. Nagyon szívesen segítek neked is abban, hogy egy profi, automata rendszered legyen, ami akkor is keresi a pénzt helyetted, amikor Te alszol, a családoddal vagy moziban vagy éppen egy másik, nagyobb projekt ügyében tárgyalsz.

Ennyit az automatizálásról. Mi a helyzet az ügyfélszerzéssel és a megfizethető marketinggel?

Exkluzív marketing tudás - otthonról...

.