Amíg ezt a blogbejegyzést fogod olvasni, az online marketing rendszerem rendületlenül, automatikusan és időzítetten fog végrehajtani olyan tevékenységeket, amivel én – ha átvitt értelemben is – de pénzt keresek. Hihetetlen? Ma már semmi sem az. Hétpecsétes megoldások következnek csak Neked…
Ügyfelek, számlák, adminisztráció?
Aki vállalkozó biztosan tudja, mennyi időbe telik tömegesen (nem heti 10 számláról beszélek) számlát kiállítani, ezeket lekövetni, javítani, sztornózni, a fizetési határidőkre emlékeztetni, a nem fizetőket megkérni a befizetésre, esetleg a rendelést törölni. Egyáltalán magukat a rendeléseket átláthatóan menedzselni. Ma már erre is van megoldásom számodra! Jöjjenek a fejbe vésendő, valódi megoldások, amivel nem nagyon szoktak dicsekedni online vállalkozók és marketingesek:
A következőkben cégnév nélkül saját munkáimból és a saját rendszerem működéséből fogok meríteni. Ezek a rendszerek beváltak és már bizonyítottak. Azt feltételezem, hogy van egy weboldalad, php futtatási lehetőséggel és MySQL adatbázissal. Ez minden megoldásnál az alapot képzik.
1) Ticket alapú rendszer
Ezt azt jelenti, hogy a rendeléseket a szolgáltató, vagyis a Te rendszered ticketként (jegyként) kezeli. Mindegyiknek van egy egyedien azonosító sorszáma (lehet ez akár a rendelési szám is), keletkezési dátuma, minden fajta statisztikai adat és a legfontosabb: van státusza. A státusz (az én ajánlásom szerint) nem szabad, hogy több legyen 6 állapotnál. Ezek az állapotok lehetnek “Beérkezett, meg nem erősített”, “Számlázásra vár”, “Átutalásra vár”, “Postázásra vár”, stb. Ez azért fontos, hogy a rendeléseidet szűrni tudjad, vagy ha többen foglalkoztok a rendeléssel részfolyamatokat lehessen felállítani. Például valaki csak a terméket küldi el. Mivel a rendszer webalapú, nem muszáj egy helyen sem lennetek. A postázó kolléga (ahol esetleg a raktár van) belép a rendszerbe, kipostázza a tételeket, majd átállítja annak a státuszát. A rendszer meg e-mailt küld Neked. Mindent látsz mi történik.
Szóval ez a jegyalapú rendszer. Előszeretettel használják Helpdesk (ma már Servicedesk a divatos neve) környezetben. Tehát az ötlet onnnan van. Nem titok, az én rendszerem is így működik és a Tied is működhetne így.
2) Proforma számla
Ma már nem módi, hogy kinyomtatod a számlát, beszkenneled aláírva lepecsételve elküldöd a vásárlónak PDF-ben. Sokáig sokan mások is így csinálták. Én is. Ma már a proforma számla a módi. Vagyis egy olyan díjbekérő elküldése, ami ugyanazokat az adatokat tartalmazza, mint a számla (lehet, hogy még úgy is néz ki), csak annyi különbség, hogy nem könyvelési tétel. Ha nem fizet valaki, akkor nem kell vele foglalkozni (bővebben a jogi fórumokon). Viszont ha utalnak, akkor a proforma számla sorszámára (ami lehet plusz egy karakterrel bővített számlasorszám is) hivatkozva, a jóváírás könyvelési dátumára (amikor beérkezik a számlára a pénz) a keltezést írva kiállíthatjuk a számlát. Egy automatizált rendszernek ezt tudnia kell. Képzeld csak el. Beesik egy rendelés, megerősítik és egyből megkapja a számlát is. Képzeld el mennyivel kisebb az esélye a fizetésnek akkor, ha csak pár nap múlva küldöd a számlát. Most jelentkeztem egy marketinghez köthető eseményre és képzeld se proforma számla, sem eredeti, csak ennyit utaljak át erre a számlászámra és majd küldik a számlát postán. Na ez így nem hivatalos 
3) A fizetési határidők, felszólítások, elfáradt számlák
A fizetési határidő egy jelenség Magyarországon. Kimutatták ugyanis, hogy hazánkban átlag feletti a körbetartozás és a számlát sem fizetjük pontosan. Szerintem idegölő, ha “dolgozol” egy számlával és utána visszamondják, meggondolják magukat vagy csak elfelejtenek fizetni.
Na de Neked automata rendszered van! A proforma számla kiállítva és a fizetési határidőt is egy automatikával figyeled. A szerveren időzített ún. crone feladat meghív egy kis scriptet (ne képzeld bonyolultnak, nem az), ami kiszűri melyek azok a tételek (=jegyek), akiknek küldeni kell felszólítást. Persze figyelni kell arra, hogy mindennap ne küldjél felszólítást és arra, hogy a szövegezés udvarias legyen. Ne érezze megdorgálásnak, csak egy emlékeztetőnek. Nagyon sokan használnak ilyen automatizált felszólítást, de nem szeretik hirdetni, mert az ügyfélszolgálatos hölgyike vagy a cégvezető nevével van aláírva azért, hogy a fizetésre felkért azt higgye, hogy ember írt neki és nem egy gép. Barátságosabb ugyanis az előbbi.
Az elfáradt számlák a 90 napnál régebbi számlák, amit egy ilyen rendszer törölni tud. Tehát a ticketeket (jegyeket) önmaga tisztítja.
Végzünk egy felmérést, 5 kérdésből áll, nagyjából ezt a kérdést járja körbe. Már jópáran kitöltötték (Töltsd ki kérlek Te is!) és azt kell, hogy mondjam, lehangoló az eredmény. De hangsúlyozom nem szégyen! A vállalkozók azt hiszik, hogy egy ilyen rendszer használata milliókba kerül és nem is lehet már egy meglévő programhoz kapcsolni. Én azt mondom, ha van egy olvasható MySQL adatbázisod, amiben tárolod a rendeléseket (a levelezőszoftverek adatbázisa is az), akkor ez megoldható.
Mihez kezdesz majd 4-5 óra plusz szabadidőhöz?
Hát ennyit egy automatizált rendszerről, annak is elsősorban a számlázási és a számlakövetési feladatáról. Azért ezt a kettőt választottam, mert ha Te online vállalkozol vagy online is adsz el terméket, akkor ezzel a két dologgal fogsz találkozni és egy ilyen rendszer nélkül rengeteg időt elfogsz rá pazarolni.
Megnyugtatlak! Lehet ilyen rendszered Neked is és nem is kell százezrekre gondolnod. A konkurenciád érdekében a részleteket beszéljük meg privátban 
Keress e-mailben (info @ internetvallalkozas . com), telefonon (+36 30 483 0 482) és kérdezz bátran a “hogyan”-okról. Nagyon szívesen segítek neked is abban, hogy egy profi, automata rendszered legyen, ami akkor is keresi a pénzt helyetted, amikor Te alszol, a családoddal vagy moziban vagy éppen egy másik, nagyobb projekt ügyében tárgyalsz.
Ennyit az automatizálásról. Mi a helyzet az ügyfélszerzéssel és a megfizethető marketinggel?
Exkluzív marketing tudás - otthonról...
.
Kategória: 
Címkék: 
Kövess Twitteren!
Csatlakozz Facebook-on!
A proforma számla jól hangzik, de – bármilyen tudományos is a neve – mivel nem könyvelési tétel, ezért egy cég nem is utalhat ez alapján egy forintot sem.
Az e-számla lenne jó megoldás, de sajnos itthon nem elég elterjedt, sokan be sem fogadják (főleg a nagyobb cégek).
@csiszi : Bármennyire is szeretem az én drága kis kommentelőimet, és bármennyire sem szeretem azt mondani, hogy nincs igazad, ebben most tényleg nincs igazad. Másolok ide egy adoforum.hu -s szakértői véleményt:
A proforma számla valóban nem könyvelési bizonylat. Ennek alapján csak fizetsz, s majd a kifizetés napjával megegyező teljesítési időponttal “számla”-t fogsz kapni, ennek adatait kell az adóbevallásodba beállítani. A magyarázat egyszerű: a pro forma számla alapján előleget fizetsz, az előleg viszont a pénzügyi teljesülés napjával “teljesül”, s akkor abban az időpontban kerül a végleges számla kiállításra.
Ezt pedig egy számlázló programokkal foglalkozó cég weboldaláról:
A proforma számlát Ön használhatja arra, hogy a végszámla kiállítása elõtt díjbekérõben értesíti ügyfelét az esedékes díjfizetésrõl. Különösen ajánlható a proforma számla használata kis értékû szolgáltatások, termékek esetén.
Fontos szabályok azonban a proforma számla kapcsán (ezeket tûntesse fel megjegyzésként):
* Könyvelésben nem szerepeltethetõ.
* ÁFA visszaigénylésre nem használható. Miért számolja el nem fizetõ partnerünk az ÁFÁt anélkül, hogy fizetett volna?
Spórolja meg az ÁFÁt postaköltséget! Küldje el a proforma számlát PDF formátumban e-mailben az ügyfelének, majd a proforma számla kiegyenlítését követõen állítsa csak ki a végszámlát.
Meggyőztelek vagy beszélsz a könyvelőmmel is?
Nem vagyok könyvelő, de én úgy tudom, a proforma számla csak egy ajánlat. Nincs szigorú számozása, ezért is sokszorosítható és küldhető pl. e-mailen. Ajánlat alapján pedig nem utalhatunk pénzt, ahogy szóbeli megállapodás alapján sem, hiába fogtunk kezet.
Te kiállíthatsz proforma számlát, ha a vevő magánszemély, akkor feltehetőleg nem is érdekli az egész, de szerintem alapelv, hogy mint vevő, számla nélkül nem fizetsz ki SEMMIT.
Kényelmes adócsalási módszer lenne proforma alapján utalgatni, és ha jön az apeh, széttenni a kezem, mondván, hogy a végleges még nem érzekett meg, de tessék, itt a proforma (amit bármikor összebarkácsolsz).
Magánszemély vevők esetében ez persze nem gond, mert nekik nincs könyvelésük.
@csiszi : Kérlek szépen beszélj a könyvelőddel és nézz utána a neten is. Elsősorban adó és jogi fórumokban. Ráfogsz jönni, hogy a proforma számla (másnéven díjbekérő) olyannyira elfogadott, hogy minden valamire való számlázó program tudja. Sőt amelyik nem, az már gáz.
A proforma számla ismétlem egy díjbekérő. Van sorszáma, ami akkor fontos, ha utalsz pl. nekem (mert jössz az I. Marketingextra konferenciára
) Mert ekkor nekem fel kell tüntetnem, hogy milyen díjbekérő számla alapján lett kiállítva a valódi számla.
Most azt magyarázzuk, hogy a fekete miért fekete. Ha ezek után is kételkedsz, kérlek nézz meg egy fórumot, eleget írtak a proforma számláról, adózásáról stb.
A témába vág de kicsit más. Engem az automatizálás egy olyan fajtája érdekelne, ami már külföldön elterjedt. Arra gondolok, hogy a postázást, számlakiállítást stb. kiszervezni.
Tehát az árukészlet egy ezzel foglakozó cégnél van, és ha befut egy rendelés, akkor ők kiküldik az árut, számlát stb.stb. Én bizonyos időnként csak a pénzért megyek, meg árut feltölteni.
Találtam is régebben egy céget, de nem írtam fel az elérhetőségeit, és most lenne aktuális a dolog.
Te nem tudsz egy ezzel foglalkozó megbízható magyar céget?
Előre is köszi.
Az én próblémám kicsit más mint amiről eddig irtatok. Engem egy tudakozó kereset meg telefonon, hogy hirdessem az üzletemet. _Elég rámenős volt, kedvezményeket, részletben való fizetést ajánlott. Akkor igent mondtam és igy elküldte a proforma számlát faxon. Aztán ugy alakult, hogy még a részlet fizetés is megterhelő az üzletemnek és igy nem irtam alá és nem küldtem vissza a pro számlát és nem is utaltam.
A cég viszont többször felhivott és azt mondta, hogy köteles vagyok kifizetni a szolgáltatást mert szóba megrendeltem.Ha nem fizetek jogi uton behajtják rajtam, vagy fizessek egy lemondó számlát ami 12.500.- Ft +ÁFA.
Ez valóban igy van? mert én fizetni nem akarok, de többet erről a szolgáltatóról még csak hallani sem szeretnék.